コンプライアンス

1．個人情報保護方針の理念

• システムスクエア株式会社（以下、「当社」という）は、個人情報の取扱いに関する方針を定め、事業活動を行なううえで厳正に遵守し、社会的責務を果たすよう努めてまいります。 本個人情報保護方針は、当社の個人情報保護への取組みについて明確化し、社内外にそれを知っていただくことを目的としています。 当社は、個人情報の適切な取扱いを確実に実践するため、本個人情報保護方針の理解と遵守を全従業員に徹底します。 以下に個人情報保護方針を定め、個人情報の適切な保護に努めることをここに宣言します。

2.個人情報の取得、利用及び提供について

• 当社は、事業である情報システムサービス業務及び採用関係や従業員管理において、適法かつ適正な方法 で個人情報を取扱います。個人情報の取得・利用又は提供を行う場合は、その利用目的を明確にしお客様や採用応募者及び従業員（以下、「ご本人」という）の同意を得て行い、目的外利用を行わないための措置を 講じます。

• (1)個人情報の取得について

• 当社は、個人情報を取得する際、ご本人に対し利用目的を明確に定めて通知又は公表し、その目的の達成に必要な限度において適法かつ公正な手段を用います。また、ご本人より直接書面によって個人情報を取得する場合は、通知文を作成し、ご本人の同意を得るものとします。

• (2)個人情報の利用について
  当社は、個人情報の利用の際、ご本人より同意を得た利用目的の範囲内で行います。目的外利用の必要性が生じた場合は、法令により許される場合を除き、その利用について、ご本人の同意をいただくものとします。
  (3)個人情報の外部委託について
  当社は、ご本人に明示した利用目的の範囲内で、個人情報を取り扱う業務を外部委託する場合があります。委託先に対しては、契約書等で個人情報の取扱いに関する事項を定め、個人情報の安全管理について必要かつ適切な監督を行います。
  (4)個人情報の第三者提供の制限について
  当社は、ご本人の個人情報を以下のいずれかの場合を除き、第三者に提供しません。
  • ご本人の同意を得ている場合
  • 法令により必要と判断された場合
  • 人の生命、身体又は、財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

  (5)個人情報の開示・訂正・利用停止等について
  当社は、法令に基づき、ご本人からの個人情報の開示、利用目的の通知、個人情報の内容が事実に反する場合等における開示・訂正・利用停止等及び第三者提供の停止（以下「開示等」という。）のご請求がある場合には、適切かつ合理的な期間、範囲内で対応します。開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、 「個人報のご相談窓口」を設置し、対応します。なお、当該ご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、当社所定の手続き料をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。

3. 個人情報の取扱いに関する法令・規範の遵守について

• 当社は、個人情報の取扱いに関し、個人情報の保護に関する法令及び行政機関等が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。

4. 安全管理措置の実施について

• 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するために、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等の適切な予防並びに是正に努めます。

5. 苦情及び相談への対応について

• 当社は、個人情報の取り扱いに関するご本人からの苦情及びご相談に対し、「個人情報のご相談窓口」を設置し、適切かつ迅速な対処に努めます。当初は、お問い合わせをされた方の個人情報を、当社から回答させていただく目的でのみ利用します。

6. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

• 当社は、定期的な内部監査や当社の代表者による見直しを通じて、「個人情報保護マネジメントシステム」の継続的な改善に努めます。

7. 個人情報保護方針の公開について

• この個人情報保護方針は、当社のWebサイト（https://www.systemsquare.co.jp/）で当社内外に公開するほか、必要に応じて他のメディアでも公開します。

■ 個人情報の利用について

• 当社は、事業である情報システムサービス業務及び採用関係や従業員管理において取得した個人情報を以下の目的で利用させていただきます。またこれらの個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出は、下記「個人情報ご相談窓口」までご連絡ください。
  (1)従業員の個人情報（開示対象）
  • 業務上の連絡、情報交換、勤怠管理、給与・賞与の支払い、評価、福利厚生、安全衛生等の労務管理、その他労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令等に定められた義務の履行
  • 社内規定に定められた各種手続の受理、履行及び管理
  • 官公庁、参加団体等への届出・報告
  • 非常時の連絡

  (2)情報システムサービス業務で取得するお客様及び取引先の個人情報（開示対象）
  • 取引先との契約に関する手続の受理、履行及び管理
  • 取引先との受発注に関する手続の受理、履行及び管理
  • 非常時の連絡

  (3)採用応募者の個人情報（開示対象）
  • 採用活動に関する応募者の確認、面接等の連絡、選考結果の通知、入社準備に関する連絡等
  • 非常時の連絡

  (4)退職者の個人情報（開示対象）
  • 退職者からの退職後の在籍確認及び、社会保険手続き等

  (5)各種検定試験の個人情報（非開示対象）
  • 当社が運営する各種検定試験の履行

  (6)取引先の技術者情報（非開示対象）
  • 取引上の一切に関わる業務に必要な取引への利用
  a）システム開発、保守業務、運用支援業務等
  b）調達、連絡業務

  (7)個人事業主の技術者情報（開示対象）
  • 取引上の一切に関わる業務に必要な取引への利用
  a）システム開発、保守業務、運用支援業務等
  b）調達、連絡業務

  (8)従業員の人事評価（非開示対象）
  • 従業員本人の人事評価に利用

■ 個人情報の開示・訂正・利用停止等のご請求について

• ご本人からの個人情報の開示、利用目的の通知、個人情報の内容が事実に反する場合等における開示・訂正・利用停止等及び第三者提供の停止（以下「開示等」という。）のご請求がある場合には、法令に基づき、適切、かつ合理的な期間、範囲内で対応いたします。 ただし、以下①～④のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。
  (1)当該個人情報の存否が明らかになることにより、ご本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  (2)当該個人情報の存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれのあるもの
  (3)当該個人情報の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  (4)当該個人情報の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
  開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、「個人情報のご相談窓口」までお問い合わせください。なお、当該のご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、当社所定の手数料をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。

• 開示等のご請求に必要な書類 「個人情報開示等要求書」（PDFファイル）は、ダウンロードして、ご記入の上、必要書類と合わせて、郵送にてご請求ください。
• ご本人様確認のため「個人情報開示等要求書」にご記入いただいた連絡先にお電話させていただくことがありますのでご了承ください。
• 個人情報の開示及び利用目的の通知のご依頼には、1件あたり500円の手数料が必要です。
• 上記の要求書と必要書類及び手数料分の郵便切手または郵便為替を同封で「個人情報のご相談窓口」まで郵送してください。折り返し配達記録郵便にてご本人様宛にご回答をお送りさせていただきます。

• 【保有個人データの安全管理のために講じた措置】
• （個人情報保護方針の策定）
• 「適切な個人情報の取得、利用及び提供の実施並びに目的外利用を行わないための適切な措置」「個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守」「個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための措置」「苦情及び相談のための窓口の設置と迅速かつ適切な対応」「個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善」について策定しています。
• （個人データの取扱いに関する内部規程の策定）
• 個人データの取得、利用、保存、移送・送信、提供、削除・廃棄等に関する取扱手順及び責任者と担当者の役割と責任について規程を策定しています。
• （組織的安全管理措置）
• 個人データの取扱いに関する個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者を任命し、個人データを取り扱う従業者及び従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護マネジメントシステムに反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に内部監査及び運用の確認を実施しています。
• （人的安全管理措置）
• 個人データの取扱いに関する安全管理措置に関して、従業者に定期的な研修を実施しています。個人データについての遵守事項を就業規則に記載するとともに、すべての従業者との間で非開示契約を締結しています。また、個人データ取扱いの委託先とは機密保持契約を締結しています。
• （物理的安全管理措置）
• 個人データを取り扱う区域において、従業者及び社外の者の入退室管理を行い、電子データ機器等の持ち込み制限を行っています。アクセス権限を有しない者による個人データの閲覧及び加工を防止する措置を実施しています。個人データを取り扱う電子機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失、毀損等を防止するための措置を講じています。また、電子機器、電子媒体及び書類等の移送・送信においては、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
• （技術的安全管理措置）
• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
• （外的環境の把握）
• 外国において個人情報を取り扱うにあたっては、定期的に当該国の個人情報保護制度に関する情報を収集し把握した上で、安全管理措置を講じています。